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ELO Schnittstelle für digitale Archivierung

Mit der ELO-Office-Schnittstelle im sykasoft Programm kommt man der Vision vom papierlosen Büro einen Schritt näher. Datensicherheit inklusive. Alle Dokumente zu Kunden oder Vorgängen sind im elektronischen Ordner schnell gefunden. Digitale Archivierung jetzt als Komplettlösung aus einer Hand

Im Programm sykasoft wird seit Version 7.00 eine Schnittstelle zu ELO Office (sowie ELO Professional) bereitgestellt. ELO heißt Elektronischer Leitz Ordner, und ELO Office ist eine Software für Dokumentenmanagement und Archivierung (vgl. www.elo-digital.de).

Mit ELO Office kommt man der Vision vom papierlosen Büro einen Schritt näher. Ab jetzt können alle Belege, die ausgedruckt werden sollen, gleichzeitig in das elektronische Dokumentenarchiv übernommen werden. Dabei werden die Dokumente automatisch verschlagwortet und für ein späteres Wiederfinden abgelegt.

Bei der Verschlagwortung werden Daten des aktuell gedruckten Dokuments verwendet und dieses nach voreingestellten Kriterien archiviert.

Zum Auffinden von Dokumenten können die Suchfunktionen von ELO Office oder die Suchmöglichkeiten im sykasoft-Programm verwendet werden. Am einfachsten ist die Variante, zu einer Adresse mit nur einem Mausklick auf den Button „ELO“ alle Belege eines Kunden in chronologischer Reihenfolge anzeigen zu lassen.

Die ELO-Schnittstelle ist vollständig in die sykasoft-Software integriert und an den entsprechenden Stellen im Programm verfügbar. ELO hat viele Vorteile, nicht zuletzt im Bereich der Datensicherheit. Die digitale Archivierung sorgt für Ordnung im Büro - und auf der Festplatte.

Externe Papierbelege können eingescannt werden: zum Beispiel Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine und Kundendienstberichte. Oder auch handschriftliche Notizen, Faxe, Protokolle... Alle diese Dokumente werden durch Eingabe von Schlagworten den entsprechenden Kunden und Vorgängen zugeordnet.

Die Vorteile: Zeitraubendes Suchen in Papierbergen, das war gestern. Die Dokumente sind blitzschnell gefunden. So haben Sie in Ihrem EDV-System alles direkt im Zugriff.

Auch elektronische Dokumente werden in ELO archiviert: zum Beispiel E-Mails, PDF-Dateien und Digitalfotos.

Jetzt alles aus einer Hand

Die Syka-Soft bietet Ihnen jetzt eine Komplettlösung zur digitalen Archivierung:

• Die Software ELO Office bzw. ELO Professional mit Installation
• die ELO-Schnittstelle in sykasoft-Programm
• sowie ein im Einsatz mit ELO bewährter Stapel-Scanner für die schnelle Archivierung von externen Dokumenten.

Rufen Sie uns an, wir beraten Sie gern.

Beispiele

Externe Dokumente wie zum Beispiel Wartungsverträge können eingescannt werden. Sie werden dem entsprechenden Kunden und Vorgang zugeordnet.

 

Ein eingescannter Arbeitsauftrag ist im ELO-Archiv unter Schriftverkehr alphabetisch eingeordnet.