Zeiterfassung

Seit 1. Januar 2015 gilt das Mindestlohngesetz: Arbeitgeber sind jetzt verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter bis zu einer bestimmten Bemessungsgrenze aufzuzeichnen. Das betrifft auch Arbeiter und Angestellte im SHK-Handwerk. Verstöße gegen die Dokumentationspflicht kosten bis zu 500.000 Euro.

online, offline, im Büro und mobil. Auf Desktop, Notebook, Tablet, Smartphones

sykasoft bietet verschiedene Möglichkeiten für Zeiterfassung. Arbeitszeiten können unterwegs, im Büro oder zuhause erfasst werden. Die Software für Zeiterfassung gibt es als integrierte und als eigenständige Lösung.

1. Mobile Zeiterfassung per Webanwendung

Die Lösung für Zeiterfassung als Webanwendung kann je nach Anspruch als eigenständiges Programm oder als Ergänzung zur sykasoft Büro-Zeiterfassung genutzt werden.

• Zeiterfassung per Webanwendung

2. Zeiterfassung im Büro

Das Modul Zeiterfassung ist Teil der sykasoft Branchensoftware und in diese integriert.

• Zeiterfassung (Büro)

3. Zeiterfassung über Mobile Aufträge per Webservice

Zu den mobilen Aufträgen können Arbeitszeiten erfasst werden. Der Mitarbeiter kann Zeiten (Anfahrt, Arbeit, Pause) erfassen, welche später in der sykasoft Software automatisch verrechnet werden. Mit wenigen Klicks ist die Arbeitszeit erfasst und dem Vorgang automatisch zugeordnet. Die Zeiten stehen dann im Büro für die Auswertung und Fakturierung bereit.

• Mobile Aufträge

Zeiterfassung bringt mehr Effizienz auf Baustellen und beim Kundendienst

Mit Hilfe des Programms Zeiterfassung kann ein Betrieb den wichtigen Faktor Arbeitszeit besser planen, kalkulieren und überwachen – und damit Kosten sparen.

Zeiterfassung lohnt sich, denn mit einem effektiven und flexiblen Zeitmanagement können Sie einen überlegenen Kundenservice bieten und dadurch Wettbewerbsvorteile erzielen.

Flexible Arbeitszeiten

Es sind verschiedene Arbeitszeitmodelle mit unterschiedlichen täglichen Arbeitszeiten sowie Lohnarten definierbar. Dem Personal zugeordnet ist das jeweilige Arbeitszeitmodell und der Verrechnungssatz (mit komfortabler Ermittlungshilfe). Die Forderung nach flexiblen Arbeitszeitregelungen im Handwerk kann damit voll erfüllt werden.

In den Programmeinstellungen wird das Programm konfiguriert und an den individuellen Bedarf angepasst: Arbeitszeiten, Feiertage, Kolonnen, Lohnarten, Kostenstellen, Monteure, Auslöse…

Zeiten können personalbezogen oder auch unabhängig vom Mitarbeiter erfasst werden. Sie werden einem Projekt oder einem Regieauftrags-Vorgang zugewiesen. Außerdem wird eingegeben, welche Kostenstelle damit belastet wird. Die Zeiten können dann im Programm Regieauftrag automatisch mit verrechnet werden.

Monatsabschluss mit Stundenabrechnung

Durch das Zeitkonten-Konzept können die Stunden flexibel verteilt werden. Beim Buchen werden die Zeiten aufgelistet und addiert. Die Gesamtzahl der geleisteten Stunden wird mit dem Übertrag aus dem Vormonat verrechnet und ergibt die Zwischensumme. Diese wiederum wird mit den Sollstunden des Monats verglichen und die Differenz als Übertrag für den nächsten Monat eingetragen.

GoBD-konform

Die Zeiterfassung berücksichtigt die GoBD-Anforderungen. Ruft man einen Monatsabschluss neu auf, wird man vorher aufgefordert, einen Grund dafür anzugeben. Die Begründung, das Änderungsdatum und der Benutzer werden mit gespeichert.

Zeitkonto-Kontrolle

Wenige Eingaben in der Zeiterfassung schaffen optimale Transparenz.

Über verschiedene Statistiken und Auswertungen werden die Zeitkonten überwacht. Im Programmteil Überwachung wird die geleistete Arbeitszeit mit der Sollarbeitszeit verglichen und als Linien- oder Säulendiagramm grafisch dargestellt. Die Auswertung kann nach Monatsarbeitszeit oder Jahresarbeitszeit (wobei kumuliert wird) erfolgen.

Verschiedene aussagekräftige Listen (nach Projekten, nach Personal oder nach Kostenstellen) sorgen für Überblick.

Buchen und Schnittstellen

Doppelte Erfassung von Daten – das war gestern. Die Information fließt durch das automatische Buchen immer ein ins System, beispielsweise ins Programm Baustellenüberwachung.

Nicht nur innerhalb des sykasoft-Programms stehen alle einmal erfassten Daten stets zur Verfügung, auch an Lohn- und Gehaltsprogramme können die gebuchten Zeiten übergeben werden.

So leistet das sykasoft Programm Zeiterfassung viel mehr als ein Stundenzettel. Die Zeit geht nicht verloren, sondern wird gebucht und verrechnet. Ob Wartungseinsatz, Regie oder Projektbaustelle, alle Arbeitszeiten sind an der richtigen Stelle sofort zu finden im System.

Zeiterfassung ist ein mächtiges Instrument, um die Ressource Arbeitszeit optimal im Griff zu haben.

Zeiterfassung per Webanwendung

Die Zeiten aus der mobilen Zeiterfassung werden ebenfalls in die Büro-Zeiterfassung eingelesen.

Zeiten abrechnen

Die Abrechnung der Zeiten läuft dann fast automatisch: im Programm Regieauftrag die Funktion Bearbeiten / Zeiten einlesen aufrufen, dann werden die Arbeitszeiten aus der Zeiterfassung als Positionen in den Vorgang eingefügt. Die Rechnung ausdrucken und fertig.

Mehr Infos:

• Regieauftrag
• Kundendienst
• Termin-/Einsatzplaner
• Zeiterfassung per Webanwendung

Mobile Zeiterfassung auf Smartphones und Tablets – Zugang von überall

Stundenzettel waren gestern

Das Problem ist bekannt: Arbeitszettel werden gesucht, sind schlecht ausgefüllt, werden verspätet abgegeben, gehen verloren. Das macht die Lohnabrechnung schwierig.

Die Firma Syka-Soft stellt jetzt eine neue Lösung für Zeiterfassung per Webanwendung bereit. Diese kann je nach Anspruch als eigenständiges Programm oder als Ergänzung zur sykasoft Büro-Zeiterfassung genutzt werden.

Arbeitszeiten einfach eingeben

Die Monteure können bei bestehender Internetverbindung – egal von wo – ihre Zeiten bequem erfassen, zum Beispiel zuhause nach Feierabend. Ob über Tabelleneingabe oder über die Assistentenfunktion – die Zeiterfassung ist intuitiv und einfach zu bedienen.

Regievorgänge aus dem sykasoft SHK-Programm werden automatisch in die Cloud hochgeladen. Sie sind damit griffbereit für den Monteur, der nur noch seine Stunden zu diesem Vorgang oder zu jenem Projekt eingeben muss.

Die Zeiten stehen dann im Büro sofort zur Auswertung zur Verfügung. Dies steigert nicht nur die Effizienz bei der Lohnabrechnung sondern auch bei der Rechnungsstellung an die Kunden.

Auswertungen per Mausklick

Verschiedene Auswertungen für das Controlling sind auch bei der eigenständigen Lösung mit dabei: Informationen über Arbeitszeiten, Personal, Auslöse, Soll-Ist Vergleiche, Fahrtzeiten, Kostenstellen, Urlaub-, Krankenstand etc. und Projekte können direkt abgerufen werden.

Export

Auch Export-Schnittstellen stehen – unabhängig vom sykasoft-Programm – zur Verfügung: Die erfassten Zeiten können in den Formaten CSV, TXT und XML exportiert werden.

Übergabe an Büro-Zeiterfassung

Ist zusätzlich auch die sykasoft Zeiterfassung im Büro im Einsatz, fließen die Zeiten automatisch zurück in die Zeittabelle. Das ermöglicht dann die Überwachung von Kostenstellen, Projekt-Nachkalkulation, Abgleich der Zeitkonten, detaillierte Auswertungen.

Die Arbeitszeiten können als Positionen im Regieauftrag automatisch abgerechnet sowie an Lohn-Programme übergeben werden.

• Zeiterfassung (Büro)