Service-Organisation

Die Software für Wartung / Kundendienst / Service / technisches Gebäudemanagement

Mit dem sykasoft Kundendienstprogramm können Sie zu Ihren Adressen weitere in der SHK-Branche wichtige Informationen anlegen: Anlagedaten, Messwerte, Vertragsdaten, Fälligkeiten und Leistungen, die automatisch fakturiert werden sollen. Dadurch ist es möglich Arbeitsaufträge, Wartungsaufträge und Wartungsrechnungen im Stapel zu erzeugen.

In einer frei zu definierenden Baumstruktur werden den Adressen die Kundendienst-Daten zugeordnet: Vorgänge zum Kunden, Anlagen (mit Ausstattung, Messwerten, Fälligkeiten, Positionen, Checklisten, Vertragsdaten, Hyperlinks, Bildern) sowie weitere Adressen (Mieterverwaltung) mit den entsprechenden Anlagedaten.

Die Baumstruktur kann flexibel genutzt werden, somit passt sich das Kundendienst-Programm den individuellen Anforderungen an.

Anlagedaten und Arbeitsaufträge

Die Anlagebeschreibungen können Sie frei benennen, z.B. Bezeichnung, Fabrikat, Typ, Leistung, Bemerkung.

Pro Kunde geben Sie dann die entsprechenden Ausstattungsdaten ein. Dann können Sie nach den vorhandenen Daten selektieren, um z.B. Arbeitsaufträge im Stapel auszugeben.

Sie können die Arbeitsaufträge mit Hilfe der integrierten Druckengine individuell gestalten – oder auf vorgegebene Standard-Arbeitsaufträge zugreifen.

Automatische Erzeugung von Wartungsaufträgen und Wartungsrechnungen

Durch die Zuordnung von Positionen und Fälligkeiten zu einzelnen Kunden können automatisch Vorgänge (Wartungsaufträge und Wartungsrechnungen) für das Programm Regieauftrag erzeugt werden, welche dann z.B. als Sammeldruck schnell ausgegeben sind.

So können z.B. jährliche Pauschalen immer wieder automatisch fakturiert werden.

Wartungsaufträge können wahlweise nach Fälligkeit oder Selektion erzeugt werden.

Übergabe von Fälligkeiten an den Terminplaner

Die Liste der offenen Fälligkeiten aus dem Kundendienst wird automatisch an den Terminplaner übergeben und unter dem Register Fälligkeiten angezeigt. So können die fälligen Wartungen im Terminplaner direkt geplant und Wartungsaufträge erzeugt werden.

Hyperlinks und Checklisten

Mit Hyperlinks können Verknüpfungen zu Dokumenten hinterlegt werden, z.B. zu Bildern von Heizungsanlagen, Excel-Tabellen für Kalkulation, Word-Dokumenten, URLs von Internet-Adressen und vieles mehr.

Checklisten sind hilfreich für die reibungslose Abwicklung und die Qualitätssicherung.

Das Kundendienst-Programm arbeitet mit den anderen sykasoft Modulen perfekt zusammen. Siehe auch:

• Regieauftrag
• Termin/Einsatzplaner
• Arbeitsauftrag mobil
• Zeiterfassung

Kundendienst-Vorgänge schnell erledigt

Mit diesem Programm erledigen Sie schnell Ihre Regie- und Rapport-Aufträge. In Verbindung mit dem Kundendienst-Modul auch vollautomatische Kundendienst / Wartungsfaktura.

• Angebot, Rechnung, Lieferschein, Sammelrechnung, Gutschrift als Status jedes Vorgangs.
  
  
• Zu jedem Vorgang können mehrere Adressen hinterlegt werden: für Rechnung, Arbeitsstelle, Wohnbaugesellschaft.
  
  
• Textbausteine wie Vor- und Schlußtext, Werbetexte, Zahlungsbedingungen können Sie vordefinieren und einfach zuordnen. Positionen sind schnell aus dem Artikelstamm aufgerufen oder frei eingegeben. Über die UGS-Schnittstelle auch von der Bildpreisliste Ihres Lieferanten. Pakete, Zwischensummen, Zuschläge – komfortabel, flexibel und immer aktuell berechnet. Natürlich können Sie mehrere Positionen zu Paketen zusammenfassen. Zwischensummen bildet das Programm an jeder gewünschten Stelle. Auch die Berechnung von Zuschlägen und Abschlägen wird vom Programm erledigt. Bei Änderungen werden Zwischensummen, Zuschläge, Endsumme automatisch neu berechnet.
  
  
• Übersichtliche Bearbeitung der Positionen: wahlweise in Einzelansicht, Papieransicht oder in Tabellenform. Positionen können leicht in einen anderen Regieauftrags-Vorgang kopiert werden.
  
  
• Wartung und Kundendienst automatisch abrechnen: Über die im Modul Kundendienst gespeicherte Fälligkeit ist es möglich, Wartungs- und Kundendienst-Arbeiten voll- oder halbautomatisch zu fakturieren.
  
  
• Offene Posten Schnittstelle: Die Rechnungsdaten werden in die Offenen Posten übernommen und im Programm Debitoren weiterverarbeitet. Sie stehen dann für das automatische Mahnwesen, für Rechnungsausgangsliste und Übernahme in eine Finanzbuchhaltung oder DATEV zur Verfügung.
•  

Organisation von Arbeitsaufträgen

Schnittstelle zur Terminplanung und zu mobilen Geräten

Unter Grunddaten / Arbeitsstelle können Sie Bemerkungen und durchzuführende Arbeiten eingeben sowie Termine organisieren. Sie können einen Schnelldruck von Arbeitsaufträgen anwählen und eine Terminbestätigung drucken. Arbeitsaufträge können an den Webservice für Mobile Aufträge gesendet werden.

Arbeitszeiten automatisch abrechnen

Sind Arbeitszeiten aus mobilen Anbindungen in der Zeiterfassung gebucht, dann können diese im Programm Regieauftrag leicht abgerechnet werden.

Über die Funktion Bearbeiten / Zeiten einlesen werden die Arbeitszeiten aus der Zeiterfassung als Positionen in den Vorgang eingefügt. Für die Texte der Positionen werden individuell hinterlegte Vorgaben verwendet, sodass das Einlesen automatisch abläuft. Die Rechnung ausdrucken und fertig.

mehr Infos:

• Arbeitsauftrag mobil
• Kundendienst
• Termin-/Einsatzplaner
• Zahlungsverkehr
• Zeiterfassung

Das „Callcenter-Tool“

für die Schnellerfassung von Arbeitsaufträgen

Das Tool dient zur Schnellerfassung von Anfragen, ohne hierfür gleich feste Termine oder Vorgänge anlegen zu müssen. Es ist somit den Modulen Einsatzplaner / Terminplaner und Regieauftrag vorgeschaltet. Die Vorteile:

• schnelle Erfassung von Anfragen
• es müssen keine festen Termine oder Vorgänge erstellt werden
• Anfragen können direkt in den Terminplaner übernommen werden
• Priorisierung der Anfragen möglich

Ihre Mitarbeiter können sofort das Anliegen des Kunden erfassen. Durch die einfache Handhabung bedarf es keiner Einarbeitung. Die Anfragen bzw. Aufträge können für die spätere Weiterverarbeitung geparkt werden, um diese dann koordiniert zu planen. Es sind keine losen Notizzettel mehr nötig.

• Kundenorientierter Ablauf: Problemerfassung, Kundenzuordnung, Erstellung Regieauftrag und/oder Termin
  
  
• Kundenzuordnung durch Telefonnummereingabe: Während der Auftragsannahme kann die sichtbare Telefonnummer eingegeben werden, und es erscheint der Kunde.
  
  
• Parkfunktion der Regieaufträge

Die Auftragsannahme arbeitet mit den Modulen Adressverwaltung, Regieauftrag und Terminplaner zusammen.

• Adressen / CRM
• Regieauftrag
• Terminplaner / Einsatzplaner

Mit der sykasoft Werkzeugverwaltung haben Sie den Überblick über Ihre Werkzeuge und Fahrzeuge.

Standort, Verfügbarkeit, Status, Entleiher, Fälligkeiten, Zählerstand, Garantie etc. können eingetragen und abgefragt werden. Für effiziente Kundendienstorganisation, Einsatzplanung und Controlling.

Werkzeuge und Fuhrpark sind für SHK-Betriebe wichtige Ressourcen. Es lohnt sich, die Daten und Vorgaben für Arbeitsgeräte anzulegen, weil diese später schnell abgefragt werden können, so daß Sie jederzeit den Überblick haben, wo und in welchem Zustand sich die Werkzeuge und Fahrzeuge befinden.

Einstellungen: Standort, Status, Kategorien, Zählereinheiten, Fälligkeiten

In der Einstellungen legt man Standorte wie „Baustelle“, „Betrieb“, „Lager1“ in Baumstruktur an. Man kann Status definieren, wie „Nachprüfen“, „Ersatz notwendig“, „Defekt“, welcher später den Werkzeugen und Fahrzeugen zugewiesen werden kann. Durch die Ampelfarben sticht der Status sofort ins Auge.

Die Werkzeuge können in individuelle Kategorien eingeteilt werden. Zählereinheiten, Selektionsfelder sowie verschiedene Arten von Fälligkeit, wie Wartung, TÜV, Sichtprüfung können definiert werden.

Grunddaten, Fälligkeiten, Dokumente, Stapel/Selektion

Zu den einzelnen Werk- und Fahrzeugen werden Hersteller und kaufmännische Informationen notiert. Der Garantiezeitraum wird über das Kaufdatum berechnet. Die Ampel vor dem Feld „Garantie bis“ springt drei Monate vor Ablauf auf gelb.

Es können Dokumente und Fälligkeiten zu den Geräten hinterlegt werden. Bei Fahrzeugen können Fälligkeiten nach Datum oder nach Km-Stand angelegt werden.

Sind die Daten einmal angelegt, können Sie Werkzeug bzw. Fahrzeugdaten entsprechend selektieren, in einen Stapel speichern und diesen als Liste ausgeben oder nach Excel exportieren.

Werkzeug Aus- und Rückgabe

Die Werkzeugverwaltung enthält auch ein Tool für Entleihe, mit dem die Aus- und Rückgabe von Werkzeugen und Fahrzeugen gebucht wird. Dabei kann der Zählerstand neu gesetzt werden. Die Entleihe wird in die Entleihhistorie bei den Werkzeugen zurückgeschrieben.

Kooperation mit Terminplaner

Die Werkzeugverwaltung arbeitet mit dem Terminplaner zusammen: Ist bei einem Werkzeug/Fahrzeug das Feld „Terminplaner“ angehakt, wird dieses im Terminplaner mit angezeigt und ist dort verfügbar.